Projektien valinta

Projektin alussa luodaan projektin onnistumisen edellytykset tai epäonnistumisen syyt. Projektit epäonnistuvat yleensä sen takia, että tilaaja ei osaa määritellä, mitä haluaa ja projektin tavoite on epäselvä. Myös puutteellinen esitutkimus, epäselvästi määritellyt vastuut ja tehtävänjako sekä projektin puutteellinen rajaus ovat yleisiä syitä projektien epäonnistumiseen [Pel11]. Projektipäällikön kannattaa nähdä vaivaa ymmärtääkseen, miksi projektia tehdään ja kuinka paljon se saa maksaa. Sen takia ennen idean tai kehitysehdotuksen toteuttamista tulisi kohdealueesta tehdä esiselvitys tai esitutkimus. Projektien valinnassa asiakaslähtöisyys on keskeinen tekijä - tuotteella pitää olla ostajia. Projektilla on kahdenlaisia tavoitteita [AMK06]:

1. Projektin liiketoiminta- ja hyötytavoitteet (päämäärä) = Miksi projekti toteutetaan? Mitä liiketoimintahyötyjä tavoitellaan? Minkä asiakkaan ongelman se ratkaisee?
2. Projektin konkreettiset tuotokset (laajuus ja laatu) = Mitä on konkreettisesti valmiina, kun projekti päättyy?

Esitutkimuksessa selvitetään ja kuvataan ainakin karkealla tasolla projektin

• toiminnalliset ja tekniset tavoitteet
• keskeiset ongelma-alueet
• tavoiteaikataulu
• kustannusarvio ja resurssitarve
• onnistumisedellytykset
• lopputulos (alustava rajaus) [Ruu07]

Projektiin kohdistuvat odotukset priorisoidaan jonkin kolmesta tulostekijästä (budjetti, aikataulu, laajuus) mukaan [Ruu07]. Projektin alussa voi lyödä lukkoon tarkat kustannus- ja aikataulutavoitteet tai lopulliset ominaisuudet, mutta ei molempia.

Kaikkia töitä ei kannata organisoida projekteiksi. Kyseessä täytyy olla suhteellisen monimutkainen ja laaja työkokonaisuus, jonka hoitaminen edellyttää perusorganisaation eri toiminto- ja yksikkörajojen ylittämistä [Ruu07]. Projekti on työ, joka tehdään määritellyn kertaluonteisen tuloksen aikaansaamiseksi. Selkeä organisaatio, suunnitelmallisuus ja määrämuotoinen seuranta tekevät työstä projektin [Pel11].

Organisaation vision ja strategian määrittelevät markkina- ja teknologiatrendit sekä ympäristön ja lainsäädännön muutokset. Projektiehdotuksessa on analysoitu ne ideat tai kehittämiskohteet, jotka ovat aiheuttaneet tarpeen projektin asettamisella sekä arvioitu ne hyödyt, joita projektin lopputuloksen avulla saavutetaan. Lisäksi projektiehdotuksessa määritetään ne konkreettiset tavoitteet, joita lopputuloksen saavuttaminen edellyttää sekä kuvataan lopputuote ja sen keskeisimmät ominaisuudet [Ruu07]. Projektien valintaprosessissa projektit seulotaan projektiehdotusten perusteella. Lähtötietoina siinä käytetään vuosibudjetointia, resurssointia, kannattavuutta ja riskejä. Hylätyt ehdotukset eivät sovi strategiaan, niissä on liikaa riskejä tai ne ovat liian kalliita. Projektisalkkuun kootaan projektiehdotukset, joille on tehty tarkemmat laskelmat, projektisuunnitelmat, priorisointi ja resurssien tarkastelu. Projektisalkusta valitaan kulloinkin käynnistettävät projektit [Pel11].