Projektien organisointi

Projektiorganisaatio on tarkoitettu kertakäyttöiseksi. Perusorganisaatio delegoi projektille tietyn tehtävän ja sen suorittamiseen tarvittavat valtuudet. Projekti puolestaan on vastuussa perusorganisaatiolle asetettujen tavoitteiden saavuuttamisesta sovituilla resursseilla. Kun tehtävä on suoritettu, projektiorganisaatio puretaan ja projekti päättyy [Ruu08]. Projektissa organisointi määräytyy tehtävien mukaan, joten projektissa ei perinteisessä mielessä ole esimiehiä eikä alaisia. Siinä on vain joukko tehtäviä, joita hoitavat kunkin erityisalueen asiantuntijat. Projektiin rakennettu vuorovaikutusverkosto on sen tärkein rakenne ja jalostettu tieto puolestaan tärkein voimavara [Pel11].

Projektille tarvitaan projektin asettaja, joka päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä tai päättämisestä. Asettaja nimeää projektin johtoryhmän ja vastaa projektin tarvitsemista resursseista. Asettaja myös ratkaisee projekti- ja linjaorganisaation välisiä kiistoja. Projektin tilaaja rahoittaa projektin [Pel11].

Seuraavaksi projektille nimetään johtoryhmä (ohjausryhmä), joka on projektipäällikön tärkein tuki. Ohjelmistoprojekteissa hyvä käytäntö on, että ohjausryhmän puheenjohtajana toimii liiketoiminnan edustaja ja nimenomaan sellainen, joka eniten odottaa projektin lopputuloksia [Leh06]. Johtoryhmä tekee projektin kannalta keskeiset sisällölliset ja liiketaloudelliset päätökset. Johtoryhmä varmistaa projektin toimintaedellytykset, projektin hyötyjen oleellisuuden ja hyötyodotusten riskit. Se nimeää projektipäällikön  ja määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet. Johtoryhmä hyväksyy projektipäällikön laatiman projektisuunnitelman ja antaa hänelle henkilö- ja muut resurssit. Johtoryhmä valvoo, seuraa ja tukee projektisuunnitelman toteuttamista. Se myös käsittelee projektisuunnitelman merkittävät muutokset. Johtoryhmä vie asioita yrityksen tai yksikön johtoryhmän käsittelyyn, varmistaa tavoitteiden saavuttamisen, hyväksyy projektin väli- ja lopputulokset sekä lopuksi päättää projektin lopettamisesta [Pel11]. Johtoryhmä kokoontuu säännönmukaisesti noin kerran kuukaudessa tai erikseen joko projektipäällikön tai johtoryhmän puheenjohtajan esityksestä. Kokousten tyypillinen kesto on 1-2 tuntia. Johtoryhmään kuuluu tavallisesti 3-6 henkilöä, jotka edustavat projektin eri sidosryhmiä ja ovat päätösvaltaisia [Ruu07].

Johtoryhmän nimeämä projektipäällikkö laatii projektisuunnitelman tai johtaa sen laatimista. Hän käynnistää projektiryhmän työskentelyn, varustaa projektiryhmän tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella sekä ohjaa ryhmää. Projektipäällikkö johtaa projektin toimeenpanoa ja tehtävien antoa ja valvoo työn edistymistä. Projektin aikana projektipäällikkö huolehtii projektin dokumentoinnista ja arkistoinnista. Lopuksi hän laatii projektin loppuraportin ja päättää projektin [Pel11]. 

Erilaisten ihmisten ja asioiden moniselitteisessä ympäristössä projektipäällikkö toimii jatkuvasti oman osaamisensa äärirajoilla ja monesti jopa vaiston varassa. Jokainen voi kuitenkin kehittyä ja oppia projektipäällikön työssä. Tärkeintä on halu toimia projektipäällikkönä. Johtajuuden (leadership) avulla projektipäällikkö päättää, mitä haluaa toteuttaa - johtajuus on oikeiden asioiden tekemistä. Johtaminen (management) on asioiden tekemistä oikein, mikä korostaa valvontaa, suorituksia ja sääntöjä. Leadershipin avulla projektipäällikkö siis päättää, mitä tärkeimmät asiat ovat, ja managementin avulla hän panee ne oikeaan järjestykseen päivä päivältä ja hetki hetkeltä  [AMK96]. Kysymys on kuitenkin enemmän johdattamisesta kuin johtamisesta [Ruu08].

Projektipäällikkö valitsee projektiryhmän jäsenet. Myös he osallistuvat projektisuunnitelman laatimiseen. Projektiryhmän jäsen huolehtii projektipäällikön määrittelemien tehtävien suorittamisesta laadullisesti hyvin. Hän raportoi työn edistymisestä projektipäällikölle ja noudattaa annettuja teknisiä standardeja. Projektiryhmäläinen myös kehittää omaa ammattitaitoaan ja projektin puitteissa työmenetelmia [Pel11].

Suurissa projekteissa (projektissa yli 10 tekijää) projektipäällikön apuna voi olla projektisihteeri, joka huolehtii projektimanuaalin laadinnasta ja ylläpidosta sekä aikataulujen laadinnasta ja koordinoinnista. Hän laatii projektibudjetin yhteistyössä eri vastuuhenkilöiden kanssa. Projektisihteeri suunnittelee projektin asiakirjojen luokittelun ja arkistoinnin suunnittelun. Hän laatii tarjouskyselyt, valvoo toimittajia, seuraa kustannuksia ja laatii kustannusennusteita. Projektisihteerille kuuluvat myös kokousjärjestelyt ja raportointi. Tehtävät ovat siis melko samanlaisia kuin projektipäälliköllä [Pel11].

Projektissa tulee eteen usein tilanteita, joissa ratkotaan ongelmia tai työstetään jotain projektin osa-aluetta. Työnjaon kuvaamiseen on suunniteltu RACI-taulukko [Leh06]. Tehtävään voi osallistua neljällä tavalla:

• R = responsible (toteuttaja): henkilö suorittaa tehtävän tai on mukana suorittamassa sitä. Kullakin tehtävällä on vähintään yksi R-henkilö, mutta niitä voi olla useampiakin.
• A = accountable (vastuullinen): henkilö vastaa siitä, että tehtävä tulee tehdyksi. Kullakin tehtävällä on tasan yksi A-henkilö.
• C = consulted (neuvoja): henkilöltä kysytään neuvoja ja ohjeita. C-henkilöitä voi olla useita, mutta heitä ei ole pakko olla yhtään.
• I = informed (tiedotettava): henkilöä tiedotetaan tehtävän suorittamisesta. I-henkilöitä voi olla useita, mutta heitä ei ole pakko olla yhtään.

Samalla henkilöllä voi olla yhdessä tehtävässä useitakin kirjaimia.