Projektin suunnittelu

Projektin tärkein tehtävä on tuottaa jotain. Siksi heti projektin suunnittelussa on otettava lopputuloskeskeinen lähestymistapa. On selvitettävä hyvin tarkasti kaikille osapuolille, mitä projekti tuottaa ja milloin [Leh06]. Kun päätös projektin toteuttamisesta on tehty, niin projekti käynnistetään. Projektin käynnistämisessä määritellään tavoitteet, määritellään projektiryhmän jäsenten tehtävät, luodaan ryhmän yhteistyöilmapiiri ja suunnitellaan projektinhallintamenettelyt. Sen jälkeen voidaankin käynnistää projektisuunnittelu [Pel11]. Projektin suunnittelussa on siis erotettava selvästi toisistaan projektin läpiviennin (johtamisen) suunnittelu ja projektin lopputuotteen (sisällön) suunnittelu.

Projektisuunnittelun vaiheet ovat projektin tavoitteiden asettaminen, projektin organisointi, projektin osittaminen, aikasuunnittelu, resurssisuunnittelu ja kustannussuunnittelu. Lisäksi suunnitellaan projektin ohjausjärjestelmä . Projektiryhmän pitää osallistua suunnitteluun [Pel11, Ruu07].

Projektisuunnittelun vaiheet kirjataan projektisuunnitelmaan. Projektisuunnitelmassa otetaan kantaa teknisiin ratkaisuihin vain sen verran, mitä tarvitaan työmäärien arviointiin [Pel11].  Projektisuunnitelma vastaa minimissään kysymyksiin [Leh06]:

1. Mitkä ovat projektin tehtävät? - tehtävät.
2. Kuka tehtävät tekee? - vastuunjako.
3. Milloin tehtävät tehdään? - aikataulutus.
4. Mitä tehtävistä syntyy? - tuotokset.
5. Mitä tehtävien toteuttaminen maksaa? - budjetti.

Projektisuunnitelmassa täytyy olla selkeästi asetettuja tarkistuspisteitä (milestones, MS) ja päätöksentekopisteitä (decision points, DP). Tarkistuspisteet liittyvät lopputuotosten välivaiheiden valmistumiseen, joten ovat projektin aikana tapahtuvia päätöksiä tai hyväksymistapahtumia. Jokainen projektin elinkaaren vaihe puolestaan alkaa ja loppuu päätöksentekopisteessä. Jokaisessa päätöksentekopisteessa projektin tilanne arvioidaan ja tehdään päätös, saako projekti luvan edetä seuraavaan vaiheeseen. Projektissa ei pitäisi tuottaa mitään sellaisia dokumentteja tai välituloksia, joita ei työskentelyn myöhemmissä vaiheissa hyödynnetä. Projektisuunnitelmaa pitää myös päivittää, sillä yksityiskohtaisten suunnitelmien laatiminen koko projektin elinkaaren ajaksi on hukkaan heitettyä aikaa. Projektisuunnitelman ensimmäiseen versioon on syytä jo etukäteen kirjata ne ajankohdat, jolloin projektisuunnitelman ajantasaisuus ainakin on tarkistettava. Yksityiskohtainen suunnittelu edellyttää että edellisen työvaiheen tulokset ovat pääosin käytettävissä [Ruu07]. Juuri tämän takia osa ohjelmistokehittäjistä pitää Scrumia perinteistä projektihallintaa parempana ohjelmistoprojekteissa.