Projektin ohjaus ja raportointi

Projektin ohjauksen tehtävänä on varmistaa projektin menestyksellinen toteutus ja tavoitteiden saavuttaminen. Projektia on ohjattava siten, että sisällölliset ja laadulliset tavoitteet saavutetaan, projektibudjettia ei ylitetä ja aikataulusta ei myöhästytä. Projektin ohjausjärjestelmän perusta on projektisuunnitelma. Aika ajoin arvioidaan projektin tilanne sekä päivitetään aikataulut ja työsuunnitelmat. Aikataulussa pitää olla mitattavia loppupisteitä aikajanojen lopussa. Ohjausjärjestelmään kuuluu myös projektin sisällön ja muutosten ohjaus. Johdon yhteenvedoissa raportoidaan projektin riskit ja ongelmat. Projektikokouksissa tehdään päätökset ja sovitaan korjaavista toimenpiteistä [Pel11].

Projektin koon mukaan projektissa on useita sidosryhmiä, joiden tiedottamisesta projektipäällikön on huolehdittava: asiakas, linjaorganisaatio, projektiryhmä, johtoryhmä, alihankkijat, viranomaiset ja julkinen sana. Projektin elinkaaren aikana viestintä painottuu eri seikkoihin [Pel11]:

Projektin alussa projektin tavoitteeseen, vastuisiin ja organisaatioon, projektisuunnitelmaan, ohjauskäytäntöön ja kokouksiin.
Projektin toteutuksen aikana projektitilanteeseen, muutoksiin, kokousten pöytäkirjoihin, tärkeisiin tapahtumiin ja saavutuksiin, tarkastuksiin ja hyväksyntöihin.
Projektin lopussa projektin tulokseen, päättämisen ja tuloksen käyttöönoton käytännön järjestelyihin, loppuraporttiin, dokumentteihin ja arkistointiin, projektin jälkihoitoon.

Projektin toteutuksen aikaisessa projektiraportissa on yleensä seuraavat osat [Pel11]:

1. Lyhyt sanallinen kuvaus yleistilanteesta.
2. Päivitetty aikataulu, jossa on saavutetut etapit ja raportointitilanteen aikataulu.
3. Kustannustilanne (toteutunut, budjetti, laskutus, tunnusluvut ja ennuste).
4. Laatutilanne: tekniset poikkeamat ja laajuuspoikkeamat (lisätyöt, sopimusmuutokset).
5. Riskit (toteutuneet ja potentiaaliset).
6. Päätösehdotukset.

Projektin raportoinnissa käytetään poikkeamaperiaatetta: kaikkea tapahtunutta ei tarvitse raportoida, vaan ainoastaan ongelmat, jotka vaativat johdolta toimenpiteitä. Sen takia hyvässä tilanneraportissa on kerrottu poikkeamat ja niiden syyt. Raportissa ilmoitetaan odotettavissa olevista poikkeamat ja niiden perustelut. Hyvään raporttiin kuuluvat toimenpide-ehdotukset poikkeamien vaikutusten minimoimiseksi. Lisäksi kerrotaan poikkeamien aikataulu- ja kustannusvaikutukset. Johtoryhmälle voi laatia noin viikon välein lyhyen tilannekatsauksen, jotta johtoryhmä pysyy ajan tasalla projektin tapahtumista myös kokousten välillä [Ruu07].

Projektinohjaukseen kuuluu hyvä kokouskäytäntö. Kokoukset eivät saa eristää ihmisiä siitä varsinaisesta tehtävästä, jota he ovat tekemässä - vain todella tehty työ vie asioita eteenpäin. Tehokkuutta ei ole se, että keskustelua on paljon, vaan ainoastaan se, että tuloksia syntyy. Keskustelua tarvitaan sen verran, että eri ihmisten tieto ja mielipiteet saadaan selville. Näin henkilöille tulee tunne, että heitä kuunnellaan ja he pystyvät vaikuttamaan asioihin. Hyvän kokouksen tunnusmerkkejä ovat [Pit01, Leh06]:

1. Kokouksilla on selkeä tavoite ja osanottajat tietävät, onko kyseessä palaveri, kokous, tiedotustilaisuus vai työpaja ja onko tarkoitus päättää, suunnitella vai ideoida. Kokouksen osallistujamäärä on rajoitettu vain niihin henkilöihin, joita asia koskee.
2. Kokous etenee nopeasti ja päättyy aikataulussa. Asiat on valmisteltu ennakkoon ja osallistujat ovat tutustuneet valmisteltuihin asioihin. Hyvä keino on jatkuvasti täydennettävä esityslista, johon kaikki voivat lisätä käsiteltäviä asioita. Esityslistasta pitää näkyä, mikä on ongelma, sen ratkaisuvaihtoehdot ja ehdotettu päätös. Esityslistan pitää päättyä siihen, mitä kokouksesta valmistuu, jos se on onnistunut. Valmistelemattomia asioita ei käsitellä lainkaan.
3. Paikalla on ihmisiä, joilla on valtuus tehdä päätöksiä. Jokaisella osallistujalla on rooli ja kaikki tietävät roolinsa.
4. Puheenjohtaja on osallistuva, kuunteleva ja sopivan jämäkkä. Kaikilla on tilaisuus ottaa kantaa, ideoida ja kyseenalaistaa. Yhdessä pyritään aidosti löytämään hyviä ratkaisuja.
5. Puheenjohtaja tekee yhteenvedon keskustelusta ja esittää sen, mitä yhdessä sovittiin. Lisäksi hän antaa vielä mahdollisuuden korjauksiin.
6. Toimenpiteet, vastuut ja aikataulut sovitaan. Päätöksiä ja muita tuloksia seurataan.