Riskien hallinta

Riskien tunnistaminen

Riski on mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista, joskin riskeillä voi joskus olla positiivisiakin seurauksia. Riskienhallinta on johdettua toimintaa, jossa projektin riskit tunnistetaan ja arvioidaan. Lisäksi suunnitellaan ja toteutetaan riskien karttaminen. Riskien tunnistamiseen käytetään erilaisia menetelmiä [AMK06]:

1. Tarkastuslistat ja kysymyslistat.
2. Luova ideointi, brainstorming.
3. Mallintaminen, kuvaaminen ja visuaaliset kuvaamistekniikat.
4. Tutkimukset, laajat analyysit ja selvitykset.

Riskien tunnistaminen pitäisi kohdistaa kriittisiin alueisiin, joita projekteissa ovat [Pel11]

• aikataulun kriittinen polku ja lähes kriittiset polut
• uusi teknologia
• avoimet vastuukysymykset
• avainresurssien kuormitus
• organisaatiorajat.

Projekteissa on yleensä seuraavia riskejä [Pel11]: 

1. Tekniset riskit: teknisten tavoitteiden epäselvyys, teknisen sisällön muuttuminen, tekniikan ja menetelmien uutuus, kaluston vauriot, lisä- ja muutostyöt.
2. Aikataulun riskit: kaikkien tehtävien mukaan ottaminen, toimitusaikojen huomioon ottaminen, materiaalin saatavuus, kesto ja työmääräarviot, työmenetelmien uutuus.
3. Taloudelliset riskit: asiakkaan maksuvaikeudet, laskentavirheet, palkkakustannusten nousu, materiaalin hinnan nousu, varkaudet.
4. Organisaatio, henkilöt, tiedonkulku: tarvittavan resurssimäärän saanti, ammattitaito, henkilöstön vaihtuvuus, poissaolot, työtaistelut, aukot vastuunjaossa.
5. Asiakkaaseen liittyvät riskit: maksuvaikeudet, epäselvä sopimus, päätösten saanti, asiakkaan heikko asiantuntemus, ympäristötekijät, luonnonolosuhteet.
6. Ympäristöriskit: ympäristövahingot, sääolosuhteet.
7. Vientiprojektien riskit: poliittiset muutokset ja olosuhteet, viranomaisten hyväksyntä ja luvat, kielivaikeudet, kulttuurierot.
8. Tuotekehityksen riskit: lisenssien saanti, uudet lait ja säädökset, kilpailijoiden toimenpiteet, tuotannon laatu, tuotevastuuriskit.

Riskien tunnistamisessa on oltava tarkkana sen suhteen, että riskeiksi ei laiteta riskien seurauksia. Esimerkiksi "kustannukset ylittyvät" ei ole riski, vaan seuraus esimerkiksi liian vaikeasta teknisestä ratkaisusta.

Riskien luokittelu

Riskienhallinnan suunnittelussa projektisuunnitelmaa analysoidaan systemaattisesti ja tunnistetaan riskit. Sen jälkeen riskit luokitellaan. Riskienhallinnan oleellinen kysymys on, kuinka paljon riskiä halutaan ottaa ja kenen vastuulla riski suurimmaksi osaksi on, toimittajan vai asiakkaan. Toimittaja voi pitää riskin kokonaan omalla vastuullaan, jolloin asiakkaan kannalta riskinä on toteutuskustannuksten kasvaminen liian suuriksi. Toisaalta riskin toteutuminen voi pahimmassa tapauksessa johtaa toimittajan konkurssiin. Toimittaja voi siirtää riskiä myös asiakkaalle tai alihankkijalle [AMK06].

Riskien priorisointiin käytetään usein niiden todennäköisyyden ja vaikutusten tuloa (esimerkiksi skaalalla 1-5 todennäköisyys 3 ja vaikutus 4, jolloin riskiluku on 12). Todennäköisyys ja vaikutus eivät ole kuitenkaan keskenään samanarvoisia. Kaava antaa virheellisen lopputuloksen verrattaessa kahta riskiä, joista toisen todennäköisyys on 1 ja vaikutukset 5, ja toisen todennäköisyys on 5 ja vaikutukset 1. Molempien riskitulo on 5, jolloin ne olisivat priorisoituina samanarvoiset. Ensin mainittu riski on kuitenkin toteutuessaan projektille hyvin kohtalokas, vaikka sen todennäköisyys on pieni. Jälkimmäisen riskin todennäköisyys on kyllä korkea, mutta vaikutukset ovat kohtaisen vähäiset. Sen takia riskiluku kannattaa laskea vaikutuksia painottaen kaavalla riskilu = vaikutus^2 x todennäköisyys [IKK10].

Edellä kerrotussa esimerkissä siis riski, jolla on suuremmat vaikutukset mutta matala todennäköisyys, saisi riskiluvun 25 (5^2 x 1). Vastaavasti korkean todennäköisyyden mutta lievien vaikutusten riski saisi riskiluvun 5 (1^2 x 5).

Pelkkä todennäköisyyksiin ja vaikutuksiin perustuva riskien luokittelu on subjektiivista. Sen takia riskin seurauksille voidaan antaa myös rahallinen arvio, jolloin päästään konkreettisiin lukuihin.

Riskien torjunta

Riskien toteutumisen todennäköisyyttä pienennetään tutkimalla syy-seuraus-ketjuja: kun poistetaan riskin syy, niin silloin ketju katkeaa ja riski poistuu. Riskin välttämistä on erilainen tekninen ratkaisu tai toisenlainen työtapa. Toisaalta myös uudet ratkaisut voivat osoittautua riskialttiiksi, jolloin riskin välttämistä onkin tuttu tekninen ratkaisu ja työtapa. Riskin vaikutuksen pienentämisellä taas vähennetään toteutuneen riskin seurauksia [AMK06].  Yksi vaihtoehto on myös riskin hyväksyminen ja siihen varautuminen, sillä kaikkia riskejä ei voi välttää. Riskin toteutumiseen varautumista ovat vaihtoehtoiset suunnitelmat, varahenkilöt, yhteistyöyritykset, tiedottamissuunnitelmat sekä materiaali- ja laitevaraukset. Riskejä voidaan myös siirtää sopimuksilla ja vakuutuksilla muiden kannettaviksi. [Pel11].

Riskien valvonta

Projektin riskeille laaditaan hallintasuunnitelma. Siinä kuvataan potentiaalinen ongelma, sen luultavat syyt, riskiluku, syyn ehkäisytoimet ja varautumistoimet. Riskit ryhmitellään ja niille nimetään vastuuhenkilöt. Riskien suhteen sovitaan tarkistusajankohdat ja toimenpiteet sekä hälytinjärjestelmä. Toimenpiteet voivat olla luonteeltaan erilaisia [Pel11]:

1) Heti tehtävät toimenpiteet.
2) Toimenpiteet, jotka otetaan käyttöön, mikäli riskin todennäköisyys suurenee yli tietyn rajan.
3) Toimenpiteet, jotka tehdään vasta riskin toteuduttua.
4) Varasuunnitelmat, joita ovat vaihtoehtoiset ratkaisut ja toimintamallit, jotka käynnistetään riskien toteutuessa.

Hälytin ilmoittaa riskin toteutumisesta tai todennäköisyyden lisääntymisestä.